Tietosuojaseloste

Sarbon Woodwisen markkinointi- ja asiakaskontaktirekisteri

Yksityisyytesi on tärkeää

Olemme sitoutuneita suojaamaan henkilöstömme ja asiakkaidemme yksityisyyttä. Vaikka myymme tuotteita ja palveluja yksinomaan yritysasiakkaille, edellyttää liiketoimintamme harjoittaminen kuitenkin jossain määrin henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Sarbon Woodwise käsittelee asiakkaisiinsa, mukaan lukien potentiaaliset ja entiset asiakkaat, liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten tietosuojaselosteeseen on hyvä palata aika ajoin.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Sarbon Woodwise Oy (jäljempänä myös “Sarbon Woodwise” tai “me”):

Sarbon Woodwise Oy
Y-tunnus: 1014678-3
Askonkatu 13, 15100 Lahti
www.osmocolor.com
Sposti: info@osmocolor.com
Puh: 019 2644 200

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa Sirpa Pitkänen.

Mihin tarkoitukseen Sarbon Woodwise kerää henkilötietoja? Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Keräämme, tallennamme ja käsittelemme henkilöstöämme ja asiakkaitamme koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että henkilötietojen käsittelylle on lainmukainen käsittelyperuste. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Tuotteidemme ja palveluidemme tarjoaminen ja toimittaminen. Myymme tuotteitamme ja palveluitamme jälleenmyyjien kautta loppukäyttäjille. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja näiden sopimusvelvoitteiden täyttämiseen ja tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen liittyen. Henkilötietoja tarvitaan erityisesti myyntiä, asiakkuuksien hallintaa, tavaroiden toimittamista, laskuttamista ja asiakaspalautteiden hoitamista varten. Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä oikeutettu etumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä. Toteutamme markkinointikampanjoita, kuten suoramarkkinointia ja etsimme uusia potentiaalisia asiakkaita, joten asiakkaiden henkilötietoja käsitellään myös markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Yritysasiakkaidemme osalta henkilötietojen käsittely markkinointitarkoituksiin tapahtuu pääasiassa oikeutetun etumme perusteella samoin kuin mahdollinen postitse lähetettävä suoramarkkinointi kuluttaja-asiakkaille, mutta mikäli toteutamme sähköistä suoramarkkinointia potentiaalisille kuluttaja-asiakkaille, perustuu tämä henkilön antamaan suostumukseen. Vaikka toteuttaisimme suoramarkkinointia muilla perustein kuin henkilön antaman suostumuksen perusteella, henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi.  

Liiketoimintamme kehittäminen. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja toimialamme mukaisen liiketoiminnan kehittämiseksi ja asiakaskyselyiden toteuttamiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on ensisijaisesti oikeutettu etumme. 

Lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki).

Mitä henkilötietoja Sarbon Woodwise kerää ja mistä lähteistä?

Keräämme ja käsittelemme käytännössä vain henkilöstöömme ja asiakkaidemme yhteyshenkilöihin liittyviä henkilötietoja.

Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat

Saamme asiakkaisiimme liittyviä henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta itseltään puhelimitse, sähköpostitse tai tapaamisen yhteydessä tai muutoin asiakassuhteen aikana. Henkilötietoja saatetaan saada myös emo- tai tytäryhtiöltämme, mikäli asiakassuhde on tarkoitus syntyä Suomessa. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta nämä koskevat pääasiassa yritystä, ei henkilöitä. Yhteydenottopyyntöjä saatamme saada myös ulkopuolisen palveluntarjoajan kautta (ZEF), joka välittää meille asiakkaiden esittämiä yhteydenottopyyntöjä. Saatamme myös tarkistaa potentiaalisen asiakkaan luottotiedot ja saada tätä koskevia tietoja ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.

Tyypillisesti käsittelemme seuraavia asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja:

  • nimi, etunimi, sukunimi
  • lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumerot
  • muut asiakkaan ilmoittamat tiedot
  • ostohistoria
  • tuotteen tilaajan ja saajan nimi
  • tuote- ja hintatiedot
  • laskutustiedot
  • toimitus- ja palautustiedot
  • reklamaatiotiedot
  • markkinoinnin suostumukset / kiellot

Kuka käsittelee henkilötietoja ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Pääsääntöisesti asiakas- ja henkilöstöä koskevia henkilötietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työtehtäviä suorittaessaan. 

Olemme myös ulkoistaneet jotain henkilötietojen käsittelyä sekä henkilötietojen tallennukseen käytettäviä alustoja (pilvitallennuspalvelut). Käytämme alihankkijoita erityisesti seuraavissa asioissa: pilvitallennus ja IT-tuki, sosiaalisen median markkinointipalvelut, varastointi ja toimitukset, sekä kirjanpito. Huolehdimme tällaisia alihankkijoita käytettäessä muun muassa sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. 

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa, saattavat muutamat palveluntarjoajat sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Mainittakoon näistä erityisesti Microsoft, jonka palveluja käytämme tietojen tallentamiseen ja muuhunkin henkilötietojen käsittelyyn. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina on siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen taikka EU:n mallilausekkeiden käyttäminen. 

Kauanko henkilötietoja säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii (esim. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki). Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy, taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Henkilörekistereitä pyritään käymään läpi vuositasolla, missä yhteydessä tarpeettomia tai vanhentuneita tietoja saatetaan poistaa taikka päivittää.

Miten henkilötietoja säilytetään ja suojataan?

Henkilötietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu yrityksemme henkilöstölle ja tietyissä tapauksissa tarkoin valituille alihankkijoillemme. Käsittelemme ja pidämme henkilötietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

Onko henkilötietojen antaminen pakollista? Mitä seuraa siitä, jos et toimita tietoja?

Henkilötietojen antaminen ja käsittely on siltä osin pakollista, että pystymme varmistamaan että yritysasiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja 
-kelpoisia ja että voimme täyttää sopimusvelvoitteemme ja laskuttaa myydyt tuotteet. Tätä varten tarvitsemme ainakin nimen, toimitus- ja laskutusosoitteen, puhelinnumeron ja/tai sähköpostiosoitteen. 

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on rekisteröitynä?

Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@osmocolor.com tai ottamalla meihin muutoin yhteyttä alla olevia yhteystietoja käyttäen.

Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Vaikka toteuttaisimme markkinointia oikeutetun etumme perusteella, voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten milloin tahansa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen sirpa.pitkanen@osmocolor.com.

Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua. 

Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten voit toteuttaa oikeutesi?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@osmocolor.com tai kirjallisesti taikka puhelimitse alla mainittuun yrityksemme osoitteeseen. Pyydämme sinua samalla esittämään todisteen henkilöllisyydestäsi, kuten omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön (myös passi- tai ajokorttikopio käy, mutta tällöin pyydämme sinua peittämään henkilötunnuksen ja muut sellaiset tiedot, joita emme tarvitse). Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin. 

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Sarbon Woodwise Oy
Y-tunnus: 1014678-3
Askonkatu 13, 15100 Lahti
www.osmocolor.com
Sposti: info@osmocolor.com
Puh: 019 2466200

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Sirpa Pitkänen.